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Projektassistenz Vollzeit (m/w/d)

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Zusammenfassung

Bist du ein Organisationstalent, das ständig nach neuen Herausforderungen sucht? Siehst du dich als Profi in Sachen Koordination und liebst es, proaktiv und selbstständig in einem spannenden Umfeld zu arbeiten? Dann schnall dich an und komm an Bord als unsere Projektassistenz von Libertydothome.

Du bist Stütze des Backoffice mit Fokus auf selbstständige Organisation, Vorbereitung von Rechnungs-/Buchhaltungsunterlagen, Dokumentenmanagement und sichere Korrespondenz. Du arbeitest eng mit Projektleitung, Einkauf und Buchhaltung zusammen.

Über den Job

Persönliche Stärken einsetzen

  • Eingangsrechnungen prüfen (Vollständigkeit, Formalvorgaben (Richtiger Empfänger, UID, MwSt bei Rechnung aus Ausland), Kontierungs-/Kostenträgerzuordnung, Freigabeläufe anstoßen
  • Ausgangsrechnungen vorbereiten, Leistungsnachweise sammeln, Mahnwesen vorbereiten
  • Kassenbelege, Tagesberichte, Reisekosten und Stundenlisten sammeln/prüfen; Übergabe an Buchhaltung
  • Strukturierte Ablage (digital/physisch), Versions- & Fristenkontrolle (z.B. Gewährleistung, Bürgschaften)
  • Pflege von Projektakten Digital und Analog (Verträge, Nachträge, Lieferscheine, Prüfprotokolle, Plotten, Drucken Ablagen)
  • Protokollführung bei Jour-Fixes; To-dos nachhalten
  • Professionelle Schriftstücke (DE) – Angebote, Auftragsbestätigungen, Serienbriefe
  • Telefon-/E-Mail-Drehscheibe; Termine, Reiselogistik, Besucherempfang
  • Stammdatenpflege (Lieferanten, Subunternehmer, Kunden)
  • Ausschreibungs-/Vergabeunterlagen formatieren, Fristenkalender pflegen
  • Nachtragsübersichten aktualisieren, einfache Auswertungen (z. B. Soll-/Ist-Listen)
  • Material-/Gerätemanagement administrativ unterstützen (Bestellungen, Lieferscheinkontrolle)
  •  

Deine Expertise

Hier zählen Erfahrung und bisher erbrachte Leistungen

  • Eigenständige und smarte Arbeitsweise
  • Erfahrung im Pre-Accounting
  • Erfahrung mit Dokumentenmanagement
  • Sichere Korrespondenz in Wort und Schrift
  • Erfahrung mit MS-Office
  • Erfahrung im Projekt- und Prozessmanagement von Vorteil

Nice to Have

Erfahrung mit Zeitwirtschaft
Grundkenntnisse Bau- & Immobilienrecht
Basiswissen Datenschutz & Qualitätsmanagement
Händchen für Bau- & Immobilienbranche

Der Liberty Faktor

Flache Hierarchie
Leistungsgerechte Bezahlung
Flexible Arbeitszeitmodelle
Aufstrebendes Unternehmen

Lust auf eine Herausforderung?

Wir freuen uns auf eine Bewerbung, die Motivation und Kompetenzen enthält – und vor allem auch die Persönlichkeit dahinter erkennen lässt.

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Aus gesetzlichen Gründen sind wir verpflichtet darauf hinzuweisen, dass das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position bei monatlich € 2.645,- brutto liegt.
Mitarbeiterportrait von Libertydothome in der Fertigungshalle in Haag

Was uns antreibt

Unser Potential voll ausschöpfen.
Was wir dafür bieten?

Geschäftsführer Portrait von Libertydothome - Benjamin Riccabona und Philipp Hüttl

Flache
Hierarchie

Erleben Sie flache Hierarchien und offene Kommunikation, bei uns zählen Ihre Ideen. Der Austausch auf Augenhöhe fördert unser gemeinsames Wachstum.

Leistungsgerechte
Bezahlung

Bei uns erhalten Sie leistungsgerechte Bezahlung. Ihr Engagement und Erfolg wird fair honoriert und motivieren zu Spitzenleistungen.

Flexible
Arbeitszeitmodelle

Profitieren Sie von unseren flexiblen Arbeitszeitmodellen. Passen Sie Ihre Arbeitszeiten an Ihre individuellen Bedürfnisse und Lebensumstände an.

Aufstrebendes
Unternehmen

Werden Sie Teil eines aufstrebenden Unternehmens und profitieren Sie von exzellenten Aufstiegschancen.